Politique relative à la protection des renseignements personnels en ligne de GFMD

ENGAGEMENT À L’ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La protection et la confidentialité de vos renseignements personnels sont des aspects fondamentaux de notre relation d’affaires avec vous. La présente Politique sur la protection des renseignements personnels en ligne décrit nos pratiques actuelles en matière de gestion de l’information.

PORTÉE

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels en ligne décrit les principes suivis par Gestion financière MD et ses filiales (collectivement appelées MD¹). Elle s’applique à tous les renseignements personnels qui ont été recueillis, utilisés et divulgués en ligne par MD ou qui le seront dans des sites Web ou d’autres applications Web exploités par MD. Pour en savoir davantage sur la façon dont nous détenons et traitons les renseignements obtenus ailleurs, veuillez consulter notre Code de protection des renseignements personnels, qui est également disponible dans le présent site Web. En cas de conflit entre la présente Politique sur la protection des renseignements personnels en ligne et le Code de protection des renseignements personnels, ce sont les dispositions du Code qui ont préséance.

QU’EST-CE QU’UN « RENSEIGNEMENT PERSONNEL » ?

Les « renseignements personnels » sont des renseignements qui se rapportent à vous en particulier et qui révèlent un ou plusieurs traits distinctifs vous concernant. Des renseignements de cette nature, par exemple votre date de naissance ou votre numéro d’assurance sociale, pourraient aider d’autres personnes à vous identifier. La présente Politique sur la protection des renseignements personnels en ligne n’englobe pas les renseignements personnels vous concernant qui sont du domaine public, par exemple, votre adresse d’affaires se trouvant dans des documents publics comme un bottin téléphonique ou professionnel.

MODE DE COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS

Visite de nos sites d’information

Lorsque vous vous rendez directement à la section d’information de nos sites Web à partir d’un lien dans un autre site et que vous vous déplacez de page en page, que vous lisez des pages ou que vous téléchargez du contenu dans votre ordinateur, nous savons quelles pages vous avez visitées, quel contenu vous avez téléchargé ainsi que l’adresse du site Web où vous étiez immédiatement avant d’arriver dans notre site. Toutefois, aucun de ces renseignements n’est associé à votre identité : ces renseignements sont utilisés uniquement sous forme agrégée.

Nous utilisons cette information pour savoir combien de gens visitent nos sites Web et quelles sections de nos sites sont visitées le plus fréquemment. Ces renseignements nous aident à connaître le type d’information qui vous est le plus utile, à améliorer nos sites Web et à faciliter votre accès à l’information. Nous enregistrons les statistiques sur le nombre de visiteurs dans nos sites Web, mais aucun renseignement personnel vous concernant n’est conservé ni utilisé.

Utilisation de nos services interactifs

Lorsque vous vous inscrivez à l’un de nos services interactifs, comme l’accès à votre portefeuille sur le site mdm.ca, le service de messagerie sécurisée, et le site monmédecin.ca, nous établissons un profil de vous pour ce service (p. ex., votre nom, votre adresse, vos numéros de compte et votre code d’utilisateur). Chaque fois que vous utilisez nos services interactifs, nous recueillons votre code d’utilisateur, des renseignements sur les opérations que vous effectuez ainsi que les pages d’information du site Web que vous visitez lorsque vous utilisez le service. Dans certains cas, il peut aussi arriver que nous enregistrions votre adresse IP (qui identifie l’adresse Internet de l’ordinateur que vous utilisez) pour vous identifier en tant qu’utilisateur unique.

Nous utilisons votre profil pour répondre à vos demandes concernant les services sélectionnés, et votre code d’utilisateur, pour vous identifier à titre d’utilisateur du service. Nous utilisons les renseignements sur les opérations sous forme agrégée en vue d’évaluer et d’améliorer le service. Enfin, nous utilisons des renseignements particuliers sur les opérations à des fins de service (p. ex., pour l’exécution des opérations).

Nous utilisons également les renseignements sur vos opérations et les pages d’information du site Web que vous avez visitées pour nous aider à déterminer les secteurs d’intérêt qui nous permettront de vous offrir d’autres produits et services.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur un service en particulier, veuillez vous reporter à la déclaration sur les renseignements personnels relative à ce service que vous trouverez sur le site Web en question.

Témoins

Un témoin est un petit fichier qui contient du texte créé par le site Web que vous visitez. Le site Web envoie le fichier au navigateur (le logiciel qui vous permet de naviguer sur Internet) et le sauvegarde dans votre ordinateur. La prochaine fois que vous visitez le même site Web, celui-ci peut rappeler le témoin afin de savoir qui vous êtes : il « se rappelle de vous ».

Il y a deux types courants de témoins : les « témoins volatils » et les « témoins persistants ».

Témoins volatils : Les témoins volatils stockent des renseignements uniquement pour la durée de votre visite dans un site Web : ils ne sont pas sauvegardés sur votre disque dur. Dès que vous quittez le site Web, le créateur du témoin ne dispose plus des renseignements que contenait le témoin.

MD utilise les témoins volatils à titre de fonction de sécurité supplémentaire pour ses services en ligne. Par exemple, lorsque vous ouvrez une session authentifiée par votre code d’utilisateur et votre mot de passe pour l’un de nos services Web, un témoin stockera le numéro d’identification dans votre navigateur. Tout au long de votre session, le témoin agit comme une signature numérique permettant au serveur Web de vous identifier pendant la session.

Nous utilisons également les témoins volatils pour faire le suivi de vos visites dans le site Web. Nous utilisons cette information afin de déterminer le type de renseignements que vous recherchez dans notre site et pour améliorer celui-ci. Nous utilisons également les renseignements concernant le site que vous avez visité immédiatement avant d’accéder à notre site en vue d’évaluer la viabilité des liens vers notre site que nous avons créés dans les sites de tierces parties.

Témoins persistants : Les renseignements stockés dans les « témoins persistants » sont inscrits sur votre disque dur et y restent jusqu’à la date limite d’utilisation du témoin. MD utilise les témoins persistants pour stocker la version chiffrée de vos numéros d’actionnaire et de compte. Cela signifie que l’ordinateur applique un algorithme aux numéros pour empêcher des tierces parties de les utiliser et pour maintenir leur confidentialité.

Le site Accès au portefeuille MD a également recours à des témoins « persistants » supplémentaires pour rendre votre expérience plus conviviale. Par exemple, un de ces témoins est sauvegardé sur le disque dur de votre ordinateur de façon que le site vous présente toujours l’information dans la langue appropriée. Un autre témoin peut être utilisé pour nous assurer qu’aucun message en ligne auquel vous avez déjà répondu ne vous soit présenté de nouveau chaque fois que vous ouvrez une session.

Commentaires, questions ou réponses par courriel

Lorsque vous nous faites parvenir un courriel ou lorsque vous nous demandez de vous répondre par courriel, nous prenons connaissance de votre adresse de courrier électronique et de tout renseignement que vous avez inclus dans le courriel.

Nous utilisons votre adresse de courrier électronique pour vous envoyer un accusé de réception et/ou pour répondre à vos questions. Nous sauvegarderons votre communication et notre réponse pour le cas où nous correspondrions de nouveau avec vous à une date ultérieure. Nous ne vendrons, louerons ou échangerons jamais votre adresse de courrier électronique à qui que soit en dehors de MD. Il peut arriver que nous ajoutions votre adresse de courrier électronique à votre profil enregistré au niveau central et que nous utilisions cette adresse pour vous faire parvenir des renseignements concernant des offres liés à nos produits et services qui, selon nous, pourraient vous intéresser.

N’oubliez pas que les courriels envoyés sur Internet ne sont habituellement pas chiffrés. Cela signifie que si le courriel est perdu ou envoyé à la mauvaise personne, il peut être facilement ouvert et lu. Lorsque MD vous demande de lui transmettre des renseignements confidentiels par Internet, par exemple lorsque vous remplissez un formulaire en ligne, elle s’assure que la transmission est chiffrée. Nous vous recommandons d’agir avec prudence lorsque vous nous faites parvenir des courriels non chiffrés et de n’inclure aucun renseignement confidentiel (comme un numéro de compte) dans ces courriels.

Réponse à des jeux, des concours ou des sondages

Lorsque vous soumettez vos réponses à un jeu, un concours ou un sondage, nous prenons connaissance de ces réponses, ou encore de toute opinion ou de tout autre renseignement que vous nous envoyez.

Nous utilisons votre soumission pour l’attribution d’un prix dans un concours, le cas échéant. Nous utilisons également votre soumission pour établir les résultats du jeu ou du sondage, et nous pourrions publier ces résultats sous forme agrégée dans nos sites Web. Nous pourrions utiliser vos réponses pour améliorer notre site Web, ou encore d’autres produits ou services offerts par MD. Selon vos réponses, nous pourrions vous transmettre des renseignements concernant des produits et services qui, selon nous, pourraient vous intéresser.

PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nos services interactifs sont protégés par la technologie de chiffrement Secure Socket Layer (SSL) de 128 bits afin d’accroître la sécurité des sections sécurisées de notre site Web. La technologie SSL est la norme du secteur relativement à la protection et au maintien de la sécurité des transmissions par Internet. Lorsque vous accédez à vos comptes ou que vous envoyez des renseignements à partir de sites sécurisés, le programme de chiffrement embrouille vos données et les rend illisibles afin d’empêcher un accès non autorisé par d’autres personnes.

Pour éviter l’accès non autorisé aux renseignements personnels que vous nous avez confiés, vous devez « ouvrir une session » à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe. Si vous ne pouvez fournir le mot de passe correct, vous ne pourrez accéder aux sections du site contenant vos renseignements personnels. Pour protéger les opérations effectuées en ligne, nos systèmes sont conçus de façon à interrompre automatiquement votre session si aucune activité n’est détectée après un certain temps. Si votre session est interrompue, vous devrez de nouveau ouvrir une session pour continuer d’utiliser nos services.

Si, pour quelque raison que ce soit, vous êtes tenu d’utiliser un code d’utilisateur et un mot de passe, il vous incombe entièrement de maintenir le caractère confidentiel de votre code d’utilisateur et de votre mot de passe. MD tient pour acquis que toute personne utilisant votre code d’utilisateur et votre mot de passe est vous. Vous devez donc garder votre code d’utilisateur et votre mot de passe dans un lieu sûr et ne jamais accéder à vos renseignements depuis un ordinateur se trouvant dans un lieu public où d’autres personnes pourraient prendre connaissance des touches du clavier sur lesquelles vous appuyez. Si vous avez des raisons de croire qu’une tierce personne connaît votre code d’utilisateur ou votre mot de passe, vous devriez immédiatement modifier votre mot de passe.

RÉSOLUTION DE VOS PRÉOCCUPATIONS

Vous avez le droit d’être au courant de la cueillette, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels, et l’accès à ces renseignements doit vous être donné.

Vous pouvez adresser les questions ou les demandes que vous avez relativement à la présente Politique sur la protection des renseignements personnels en ligne ou à la façon dont nous gérons vos renseignements personnels de l’une des manières suivantes :

1. En communiquant avec votre conseiller MD;

2. En composant sans frais le 1 800 267-4022, et en demandant à parler avec un représentant du Centre de courtage de Gestion MD;

3. En écrivant au chef de la protection des renseignements personnels, à 1870, promenade Alta Vista, Ottawa (Ontario) K1G 6R7;

4. En communiquant avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, dans le site https://www.priv.gc.ca/, ou encore avec celui de votre province ou territoire.